Program Kerja Organisasi (PROKER)

Program Kerja Organisasi (PROKER)

DASAR PEMIKIRAN

Suatu organisasi, betapapun besarnya baik secara material maupun nonmaterial akan selalu memerlukan pedoman dalam setiap gerak langkahnya termasuk dalam melaksanakan roda organisasi. Ketika suatu organisasi memiliki cita-cita untuk mewujudkan apa yang menjadi keinginan pendiri serta anggota organisasi maka pematangan konsep adalah kunci keberhasilannya. Pematangan konsep yang dimaksud adalah mempertimbangkan segala hal  yang menjadi faktor pendukung dan penghambat kinerja organisasi sebelum kita menetapkan suatu kegiatan yang tepat bagi organisasi, keinginan keinginan serta tatacara membangun organisasi tentunya berbeda antara orang yang satu dengan yang lainnya, dan cara untuk mencapai cita cita organisasi sebaiknya terjabarkan dalam suatu program kerja yang disahkan secara bersama, sesuai dengan konstitusi organisasi (AD/ART). Program kerja akan menjadi suatu kebutuhan primer bagi suatu organisasi karena organisasi tanpa memiliki suatu program kerja yang terarah dan terpadu dapat diibaratkan bagaikan orang buta yang mencari kucing hitam dalam gelap malam tanpa cahaya.

Program kerja organisasi baru dapat dibuat dengan sistematis,terarah dan terpadu jika urutan proses menuju pembuatan program kerja telah dilalui dengan baik, artinya organisasi telah memiliki dasar dasar acuan tentang “jiwa” dari program kerja yang dibuat. Proses tersebut dapat digambarkan sebagai berikut :

Gambar : hubungan Analisa SWOT dengan proses menuju pembuatan program kerja organisasi

Secara garis besar, pemaparan materi ini akan menyangkut :

1.            Pengertian program kerja

2.            Jenis-jenis program kerja

3.            Prasyarat membuat program kerja

4.            Teknis membuat program kerja

5.            Mengevaluasi program kerja

2.         PENGERTIAN PROGRAM KERJA

Program kerja dapat diartikan sebagai suatu rencana kegiatan dari suatu organisasi yang terarah, terpadu dan tersistematis yang dibuat untuk rentang waktu yang telah ditentukan oleh  suatu organisasi. Program kerja ini akan menjadi pegangan bagi organisasi dalam menjalankan rutinitas roda organisasi. Program kerja juga digunakan sebagai sarana untuk mewujudkan cita cita organisasi. Ada dua alasan pokok mengapa program kerja perlu disusun oleh suatu organisasi :

1.            Efisiensi organisasi

Dengan telah dibuatnya suatu program kerja oleh suatu organisasi maka waktu yang dihabiskan oleh suatu organisasi untuk memikirkan bentuk kegiatan apa saja yang akan dibuat tidak begitu banyak, sehingga waktu yang lain bisa digunakan untuk mengimplementasikan program kerja yang telah dibuat.

2.            Efektifitas organisasi

Keefektifan Organisasi juga dapat dilihat dari sisi ini, dimana dengan membuat program kerja oleh suatu organisasi maka selama itu telah direncanakan sinkronisasi kegiatan organisasi antara bagian kepengurusan yang satu dengan bagian kepengurusan yang lainnya .

3.         JENIS-JENIS PROGRAM KERJA

Program kerja akan dibuat oleh suatu organisasi sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan oleh organisasi yang bersangkutan, jenis jenis program kerja dapat dibedakan antara lain:

I.                  Menurut rentang waktu perencanaan

1.            Program kerja untuk satu periode kepengurusan

Jenis program kerja ini biasanya dibuat oleh organisasi untuk satu periode kepengurusan, sehingga kegiatan rapat kerja (raker) organisasi hanya dilakukan sekali dalam satu periode kepengurusan dan untuk tahap selanjutnya akan diadakan evaluasi dan koordinasi dari program kerja yang telah ditetapkan

2.            Program kerja untuk waktu tertentu

Jenis program kerja seperti ini disusun untuk suatu jangka waktu tertentu biasanya triwulan, caturwulan, semester dan lain lain. Dalam pembuatan metode program kerja seperti ini maka akan ditemui bahwa suatu organisasi akan mengadakan rapat kerja (raker) organisasi lebih dari sekali dalam satu periode kepengurusan

II.                  Menurut sifat program kerja

1.            Program kerja yang bersifat  terus menerus (continue)

Program kerja seperti ini akan dilakukan secara terus menerus (tidak hanya sekali) oleh suatu organisasi, kesulitan pengimplementasian program kerja umumnya akan  dihadapi  saat pertama kali melaksanakan jenis program kerja ini.

Contoh :

-. Mengadakan MPAB pada setiap penerimaan mahasiswa baru

-. Mengadakan Diklat Manajemen Organisasi setiap 2 bulan setelah MPAB

2.            Program kerja yang bersifat  insidental

Program kerja seperti ini umumnya hanya dilakukan pada suatu waktu tertentu  oleh suatu organisasi biasanya mengambil momentum momentum waktu yang penting

Contoh :

-. Mengadakan bakti sosial karena ada kejadian bencana alam disuatu desa Hindu

-. Mengadakan pameran buku Hindu berkaitan dengan hari raya Saraswati

-. Mengadakan seminar “Asmaragama Dalam Hindu” berkaitan dengan hari AIDS sedunia

-. Mengadakan “Konser Musik Alternatif” dan seminar berkaitan dengan Ulangtahun (Dies Natalis) KMHDI

3.            Program kerja yang bersifat tentatif

Program kerja ini sifatnya akan dilakukan  sesuai dengan kondisi yang akan datang. Alasan dibuatnya program kerja jenis ini adalah karena kurang terjaminnya faktor faktor pendukung ketika diadakannya perencanaan mengenai suatu program kerja lain .

Contoh :

-. Membuat Bazaar Makanan Keliling untuk mencari dana bagi pelaksaan Dies Natalis KMHDI

-. Menjadi penjaga parkir di Pura Perak untuk mencari dana bagi pelaksaan program kerja pengadaan Mobil Merzedes Benz Turbo Matic untuk Sekretaris II PC KMHDI Surabaya

-. Membuat program pelatihan Internet bagi seluruh anggota kMHDI untuk mendukung program “Mari Berkomunikasi” yang dicanangkan oleh Sekjen KMHDI

III.                  Menurut targetan organisasi

1.            Program kerja  jangka panjang

Program kerja jangka panjang harus sesuai dengan cita-cita/tujuan pembentukan organisasi, serta visi dan misi dari organisasi. Program kerja model ini dibuat karena kemungkinan untuk merealisasikan dalam waktu yang pendek tidak memungkinkan.

Contoh :

-. Membuat sarana Sekretariat yang presentatif, yang dilengkapi dengan Asrama Mahasiswa, Perpustakaan, Tempat Percetakan, Ruang pertemuan dan tempat olahraga.

Ket : Berbagai fasilitas seperti yang diterangkan dalam contoh diatas, kecil kemungkinannya untuk diadakan dalam jangka waktu yang pendek, karena itu program kerja ini harus dijadikan program kerja jangka panjang, dimana masing-masing kepengurusan berfokus pada satu bagian program kerja seperti, pengadaan tanah, sebagian bangunan dan sebagainya.

2.            Program kerja jangka pendek

Program kerja jangka pendek adalah program kerja organisasi dalam suatu periode tertentu, yang jangka waktunya berkisar antara 1-3 tahun, yang dirancang untuk memenuhi berbagai kebutuhan organisasi pada masa tersebut. Dalam hubungannya dengan program kerja jangka panjang, dalam program kerja jangka pendek ini, dibuat bagian-bagian program kerja yang dapat direalisasikan dalam jangka waktu dekat.

Contoh :

-. Program kerja jangka pendek untuk memenuhi kebutuhan yang mendesak misalnya : Membuat program kerja “Pendaftara Rumah Kost-kostan” untuk mendukung kebutuhan mahasiswa baru akan kost yang representatif.

-. Dalam hubungannya dengan rogram jangka panjang, misalnya : Guna merealisasikan sebagian program kerja pengadaan Mobil Merzedes Benz Turbo Matic untuk Sekretaris II PC KMHDI Surabaya maka dalam waktu dekat ini, PC KMHDI Surabaya membuat program kerja pembelian 1 buah ban Mobil Merzedes Benz Turbo Matic sebagai langkah awal mewujudkan program kerja prestisius tersebut.

4.         PRASYARAT MEMBUAT PROGRAM KERJA

Dalam organisasi, sudah menjadi kewajiban pengurus untuk membuat program kerja yang akan dijalankan oleh suatu organisasi untuk jangka waktu yang telah ditetapkan, namun dalam pembuatannya, pengurus harus memperhatikan beberapa hal dalam penyusunan suatu program kerja. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan, antara lain :

1.            Latar Belakang Pembentukan Organisasi

Hal ini berkaitan dengan nilai nilai yang mendasari pendirian suatu organisasi yang bertalian erat dengan semangat para pendiri organisasi

2.            Sejarah Perjalanan Organisasi

Hal ini berkaitan dengan pengalaman organisasi dalam menjalankan program kerja yang telah direncanakan, sejarah perjalanan organisasi ini sangat penting untuk diperhatikan karena kesesuaian jiwa organisasi dengan implementasi program kerja bisa dilihat dari sisi ini.

3.            Visi dan Misi Organisasi

Program kerja yang dibuat harus sesuai dengan visi dan misi yang telah menjadi bagian utama dari suatu organisasi sebagai acuan pokok dalam menjalankan roda organisasi

4.            AD/ART dan Peraturan Organisasi

Program kerja yang dibuat tidak boleh menyalahi AD/ART serta peraturan organisasi.

5.            GBHO/GBPK

GBHO dan GBPK umumnya dibuat pada saat awal suatu kepengurusan (saat terbentuknya kepengurusan baru) dan hal ini merupakan amanat organisasi yang didasari pada situasi yang sedang berkembang serta dinamika dari organisasi yang bersangkutan. Suatu program kerja tidak boleh melanggar GBHO/GBPK karena pelanggaran terhadap GBHO/GBPK sama artinya dengan menentang amanat yang telah diberikan oleh organisasi

5.         MEMBUAT PROGRAM KERJA

Setelah kita paham tentang prasyarat prasyarat dari pembuatan program kerja maka barulah kita membuat program kerja, dalam pembuatan program kerja organisasi maka hal hal minimal yang harus dicantumkan adalah :

1.            Nama Kegiatan

Merupakan judul dari suatu kegiatan yang direncanakan.

2.            Latar Belakang

Merupakan penjelasan dari pertanyaan mengenai  “Mengapa Program kerja ini perlu dibuat ? “.

3.            Tujuan Kegiatan

Berkaitan dengan hal hal yang ingin dicapai setelah melaksanakan program kerja.

4.      Sasaran Kegiatan

Berkaitan dengan pelaku serta objek dari kegiatan,biasanya bersifat intern atau Ekstern Organisasi.

5.      Tempat dan Waktu Pelaksanaan

Menjelaskan mengenai tempat dan waktu pelaksanaan dari program kerja yang direncanakan.

6.            Anggaran Dana

Menjelaskan tentang besarnya dana yang diperlukan.

7.            Penanggungjawab Kegiatan

Berisikan Informasi mengenai nama orang yang memegang tanggung jawab kegiatan.

8.            Keterangan

Berisikan tambahan informasi lainnya bila diperlukan.

Hal hal diatas merupakan Informasi minimal yang harus ada dalam suatu program kerja dan informasi lainnya bisa ditambahkan dengan memperhatikan faktor efisiensi dan efektifitas pemahaman seseorang dalam membaca program kerja yang kita buat. Dalam membuat program kerja maka harus memperhatikan bentuk/format dari program kerja, ada dua model umum dari format penulisan program kerja yaitu :

1.        Bentuk Tabel

Format penulisan seperti ini menggunakan tabel sebagai penjelasan dari program kerja yang dibuat

Contoh :

No	Nama Kegiatan	Latar Belakang	Tujuan Kegiatan	Sasaran Kegiatan	Tempat & Waktu	Anggaran Dana	Penanggungjawab	keterangan

2.        Bentuk Uraian

Bentuk ini menggunakan format penulisan seperti uraian biasa, sehingga penulisannya tidak menggunakan tabel.

Contoh :

1. >     Nama  Kegiatan              : MPAB

Latar Belakang                : MPAB adalah kaderisasi awal  dalam tingkat cabang KMHDI.  yang merupakan gerbang bagi seorang kader KMHDI untuk mengenal KMHDI

Tujuan Kegiatan              :  Melakukan Pelatihan Kader secara Formal dengan target

                                                   a.      Penanaman nilai nilai dasar KMHDI pada calon kader

   b.      Tersampaikannya Materi MPAB secara Maksimal dan standar

Sasaran Kegiatan             : Calon Anggota KMHDI (Mahasiswa Hindu Surabaya)

         Tempat & waktu             : Tempat menyesuaikan,

         Waktu                             :  * MPAB III   : Minggu II Oktober 2001

                                                  * MPAB IV    : Minggu III  Maret 2002

                                                  *  MPAB  V    : Minggu  III September 2002

Anggaran Dana                : Rp 900.000,00 (@ Rp 300.000,00)

          Penanggung Jawab          : * MPAB III  : Yessi C.O

                                                  * MPAB  IV : Winarta

                                                  * MPAB V    : Widi

Keterangan                      : Tanggung Jawab Program MPAB ini secara keseluruhan pada  ketua bidang Kaderisasi

Setelah program kerja yang dibuat disahkan sesuai  dengan mekanisme konstitusi organisasi (biasanya dalam raker) barulah program kerja tersebut bisa diimplementasikan dalam kegiatan kegiatan yang telah disetujui. Untuk mempermudah pelaksanaannya, maka perlu dibuatkan suatu kalender kegiatan (Schedule) organisasi yang akan menggambarkan jadwal/waktu kegiatan dari organisasi.

6.         MENGEVALUASI PROGRAM KERJA

Sebagai tindak lanjut dari program kerja yang kita buat, setelah program kerjanya dilaksanakan maka diperlukan suatu evaluasi untuk menilai apakah program kerja yang kita rencanakan itu sesuai dengan apa yang dilaksanakan .

Untuk mengevaluasi program kerja secara menyeluruh, ada suatu momen tertentu yang berhak melakukan evaluasi kegiatan, jadi  mengenai kapan tepatnya diadakan evaluasi menyeluruh hal ini disesuaikan dengan konstitusi organisasi(AD/ART). Secara umum evaluasi kegiatan itu harus dilaksanakan  pada 3 tahapan yakni :

1.            Evaluasi pada tahap perencanaan

2.            Evaluasi pada tahap pelaksanaan

3.            Evaluasi pada tahap pasca pelaksanaan (dalam Rakornas, Rakorda atau Rakorcab)

Sebagai alat ukur, tersedia beberapa parameter parameter yang dapat dipakai sebagai standar untuk mengevaluasi keberhasilan program kerja ,antara lain :

1.            Kesesuaian dengan perencanaan

Hal ini berkaitan dengan apakah waktu,dana serta tahapan tahapan dari kegiatan sudah sesuai dengan yang direncanakan ketika program kerja dibuat.

2.            Partisipasi dari sasaran kegiatan

Bagian ini berhubungan dengan pihak yang menjadi peserta atau target sasaran dari kegiatan, bagaimana suatu kegiatan yang direncanakan bisa mengaktifkan peserta kegiatan baik secara kuantitas melalui kehadiran jumlah peserta sesuai targetan maupun secara kualitas melalui partisipasi aktif dari peserta selama kegiatan berlangsung.

3.            Efektifitas pelaksana kegiatan

Hal ini berkaitan dengan para pelaksana dari kegiatan, umumnya berupa panitia kegiatan. Apakah pelaksanaan program kerja telah mampu menciptakan suatu manajemen yang positif diantara para pelaksana kegiatan ataukah suatu kegiatan itu hanya langsung jadi, dan hanya dilakukan oleh sebagian kecil dari pelaksana. Hal ini tentulah menjadi bahan pertimbangan dalam mengevaluasi pelaksanaan suatu program kerja.

4.            Hasil atau manfaat dari kegiatan

Hal ini berkaitan dengan dampak yang dihasilkan saat pasca kegiatan, apakah kegiatan tersebut mampu menghasilkan suatu hal yang positif sesuai dengan apa yang diharapkan

Tujuan diadakannya evaluasi terhadap pelaksanaan program kerja adalah pada nantinya kesalahan serta kekurangan yang pernah dilakukan sebelumnya tidak lagi dilakukan.

6.            Siapa yang dan kapan HARUS membuat Program Kerja

Pembuatan Program kerja adalah suatu proses yang sangat penting dalam kegiatan berorganisasi, tanpa program kerja, sebuah organisasi bagaikan (sekali lagi mengutip tulisan dibagian depan) orang buta yang mencari kucing hitang di kegelapan malam tanpa cahaya. Karena pentingnya program kerja ini, maka perlu diajukan sebuah pertanyaan yang sangat penting, yaitu, Siapakah yang harus membuat program kerja dan kapan program kerja itu dibuat ?

Program kerja dibuat pada saat Rapat Kerja (Raker) oleh suatu kepengurusan yang baru terbentuk dalam permusyawaratan anggota (Sabha, Lokasabha, Mahasabha), sekali lagi, program kerja tidak dibuat saat Sabha, Lokasabha atau Mahasabha, tapi dibuat pada saat Raker. Yang dibuat pada saat permusyawaratan hanya GBPK.

Yang harus diperhatikan adalah Raker suatu kepengurusan baru harus dilaksanakan maksimal dalam rentang waktu 1 bulan sesudah Permusyawaratan Anggota dan seluruh hasil Raker harus diinformasikan kepada seluruh anggota di cabang atau daerah yang bersangkutan.

7.      Analisa Pekerjaan dan Pembentukan jabatan dalam mengantisipasi  pelaksanaan program kerja

Setelah selesai membuat program kerja, kepengurusan harus segera melakukan suatu “Analisa Pekerjaan” untuk membentuk berbagai jabatan yang diperlukan dalam kepengurusan atau kepanitian agar program kerja dapat dijalankan.

Analisa pekerjaan adalah suatu kegiatan melakukan pendeskripsian jenis-jenis kerja yang akan dilakukan dalam kaitannya dengan suatu program kerja atau dalam bahasa akademisnya “Analisis pekerjaan merupakan suatu prosedur pengumpulan dan analisis data yang terdefinisi mengenai tugas dan persyaratan pekerjaan”. Tujuan dari dilakukannya analisis pekerjaan adalah untuk menggambarkan dengan jelas jenis-jenis pekerjaan apa saja yang harus dilakukan oleh suatu jabatan untuk dapat menyelesaikan suatu program kerja. Setelah menyelesaikan analisis pekerjaan, maka langkah selanjutnya adalah membentuk jabatan yang akan melakukan program kerja tersebut.